巴纳德的意义和经理人员的意义

当机械工业出版社华章公司的朋友告诉我巴纳德的《经理人员的职能》将要出版的时候,我特别高兴,因为我一直期待广大的中国读者可以阅读此书。

引起我关注《经理人员的职能》这本书,是源于1982年T.J.彼得斯和T.H.沃特曼在他们的畅销书《追求卓越》中对《经理人员的职能》的评价,两位作者说:“它的思想博大精深,一时难以理解;尽管如此,它仍是一座纪念碑。”因为我非常喜欢和认同《追求卓越》这本书,两位我喜欢的作者的推荐,让我因此去关注巴纳德的相关著作。

还有一个同样我喜欢的作者也推荐了这本书,他就是战略管理学派的代表人物K.R.安德鲁斯,安德鲁斯再一次强调说《经理人员的职能》是一本需要反复阅读的书,“对于它的老读者来讲,仍然是重要的,并且继续在吸引着新的读者”,“我的论点是,这本书之所以能够存续下去,不仅是由于它出版以后对组织理论文献的影响,而且更重要的是由于它继续提供重要的但不容易得到的洞察力”。

美国《财富》杂志盛赞巴纳德为“可能是美国适合任何企业管理者职位的具有最大智慧的人”。对这位西方现代管理理论中社会系统学派的创始人,管理学界几乎一致认为:巴纳德关于组织理论的探讨,至今几乎无人能超越,西方管理学界称他是现代管理理论的奠基人。后来的许多学者如德鲁克、孔茨、明茨伯格、西蒙、利克特等人都极大地受益于巴纳德,并在不同方向上有所发展。

管理学界如此推崇巴纳德,使其对我产生很大的吸引力,正是因为巴纳德的重要地位和影响,我认真研读了《经理人员的职能》这本书,但是真正让我理解巴纳德,还是自己成为经理人之后对组织管理的理解和经理人角色的认识,也基于这样的理解,我愿意从另外一个角度来解读巴纳德。

巴纳德的意义在于告知我们组织是为实现个人生存目标和组织目标而存在的。他首先提出一套有关在正式组织中合作行为的综合理论。组织能否发挥效用,取决于组织本身能否带动形成组织成员一致性的行为。在大多数情况下,组织成员有着不同的目的和行为选择,如何让这些不同目的和行为的人集合在一起?其关键要素是什么?巴纳德告诉我们问题的答案就是合作。“经理人员的职能同组织的活力和持续所必需的所有工作有关,至少在组织必须通过正式的协调运营时是这样。经理人员的职能是维持一个协作努力的体系。它是非个人的。我们所讲的经理人员的职能,就好像相对于身体其余部分的,包括大脑在内的神经系统一样。神经系统指挥着身体的各种活动,以便使身体更有效地适应于环境,维持生存”。

巴纳德告诉我们,组织基于合作,而合作基于个体生存的需要,组织是由于个人需要实现他自己在生理上无法单独达成的目标而存在的。为了生存下去,这种合作系统就必须在实现组织目标方面是有效果的,而在满足个人动机方面是有效率的。巴纳德有关合作系统的概念,其优点就在于“组织目标处于核心地位”的思想。他深信,组织目标的制定,是经理人员特有的职能。只有组织目标的制定,才能使环境中的其他事物具有意义,组织目标是使所有事物统一起来的原则。巴纳德在本书的最后几节里,明确地表明了他的个人信念。在这部分论述中,他把组织目标与责任联系起来。其中,责任就是“组织目标制定的质量,是这种质量赋予人的行动以一种可信性和决断力,并使组织目标具有先见性和理想性”。

有关组织目标与个人目标的理解,对于做组织管理的经理人来说是极其重要的,在日常实践中,因为对这个问题的理解偏差,导致个人与组织的关系处于一种单向的状态中,经理人关注组织目标而常常忽略个人,个人关注自己的目标而常常处于被动之中。如果能够正确理解组织目标与个人目标的关系,就会知道个人与组织是双向互动、协调一致的。组织目标本身就应该包含着个人目标,而个人目标本身必须朝向组织目标,协调个人与组织目标的职责就在于经理人本身,这是经理人明确的职责,我们需要好好地问问自己做得如何。

巴纳德的意义在于告知我们,经理人员的职能重在维持一个庞大而复杂的协作努力的体系,他并不是在管理着一群人,而是在协调、指挥着组织的一系列活动。正如巴纳德所云,一家公司的总经理亲自去推销商品或一个大学校长直接给学生上课等类似的工作不属于组织的管理工作,他这时只是在履行一个普遍组织成员的职能,但这些工作可能比其专门化的管理工作更有价值。实际上,经理人员的工作是管理工作和非管理工作的混合体,经理人员的职能重在维持一个庞大而复杂的协作努力的体系,他并不是在管理着一群人,而是在协调、指挥着组织的一系列活动。他不是独立的个体,其活动是非个人性质的,依存于整个组织的活动和组织的其他成员以及整个组织的活动,这些活动是休戚相关、相互联系、相互影响的。所以,巴纳德认为经理人员的职能是(1)提供沟通体系;(2)发挥促进作用以便获得必要的努力;(3)提出和界定目的。由于组织的各项要素是相互关联和相互依存的,所以经理人员的职能也是这样。下面让我们更深入地理解巴纳德有关经理人职能的这三点结论的内涵。

提供沟通体系。经理人员位居信息交流中心这个关键职位,为了维持信息交流体系,经理人员需要完成两个重要的任务,第一是组织构造,第二是人员配置。

组织构造实际上就是指组织职位的确定,每个职位都有相应的职责,这些往往会通过组织图、职务说明书、分工规定等形式明确地表述出来。它包括组织所做工作的协调,即把目的分解为辅助目的、专门化、任务等;它们都属于经理人员的职能范畴。巴纳德在单独研究组织构造时,始终假设这些因素都是战略因素,其他的因素都是不变的,不过组织的目的除外,它可能会改变组织的构造且影响所有其他的因素。

人员配置方面包括经理人员的选择以及一般管理人员的配备。经理人员的选择需要从人员的素质和能力两个维度去判断。对经理人员的素质和能力的要求及措施主要体现在以下三点:一是组织人格。组织对经理人员要求的唯一最重要的贡献也是最普遍的资质,就是忠诚。有关忠诚的这种组织人格,也就是人们通常所说的“责任心”。二是提供有效的诱因。像对待组织中的其他成员一样,为经理人员提供适当而有效的诱因。三是个人能力。在经理人员的组织人格得以肯定以后,接下来就是其个人能力必须合格。巴纳德将组织所需的经理人员的能力分为两类:较一般的能力和专门能力。前者指一般的机敏性、广泛的兴趣、适应性、调节能力、平静、勇气等;后者指特殊的素质和获得的技能为基础等方面的能力。一般人员的配备包括人员的选拔、晋升、解雇等工作,这些同配备经理人员一样也是维持组织信息交流体系的本质要素,没有这些,组织就不会存在。人员的选拔特别是人员的提升、降级、解雇等常常决定于监督或经常叫作“控制”的职能。

发挥促进作用以便获得必要的努力。如何促成组织中每个成员的个人努力是经理人需要付出极大努力的职责。这主要体现在以下两个方面:一是促使成员与组织建立协作关系;二是促使成员加倍贡献力量。经理人员如果想发挥这个职能,就要做到两点:第一,引发成员对组织的兴趣,使他们加入组织;第二,想方设法地采取各种措施和手段提供条件与帮助使成员能够同组织建立协作关系,力图使其成员为组织加倍地贡献力量。

提出和界定目的。目的的制定和分解是组织决策过程中的一项重要工作,更是经理人员理所当然要承担的重要责任。经理人员不仅要制定目的,还要设法让组织的所有成员都接受这个目的,经理人员在制定目的的时候,一方面自己要承担责任,另一方面要将部分工作授权给其他管理人员来完成。这样不但可以减轻经理人员的工作负担,更重要的是会使组织的其他管理层以及一线工作人员能够对组织目的有更清楚的了解和认识。制定目的毕竟只是一种手段,制定目的的目的就是为了让其能够实现,最终能促使组织的发展。

巴纳德有关这部分的阐述,让我们洞见管理的价值与魅力。我也是因为阅读巴纳德的著作,深切地理解了管理带来的价值和意义,如何让普通人能够借助经理人设定的组织系统,创造加倍的价值贡献。每每想到这里,我都为之振奋,真切地认同管理能够创造价值,并希望自己作为一个经理人如此这般去体认与实践。我也一直在自己的实践和研究中,表达相同的观点,管理应该是管“事”,而不是管“人”,管理是一系列的活动,从而帮助人们产生绩效。对照着巴纳德有关如何设计组织结构,如何配置人员的理论,看看我们是不是一个合格的经理人。

巴纳德的意义在于告知我们正式组织与非正式组织的区别。如何理解组织是发挥管理职能的关键所在,一些人会认为只要由人集合在一起就形成了组织,也有一些人认为只有协调彼此的行为才能称之为组织,这些不同的认识,导致不同的管理绩效,因此厘清组织认识本身,就显得非常重要。

巴纳德在这本书里,选择了一个全新的视角来阐述有关组织的命题,他从正式组织与非正式组织的维度来表达自己的观点,他说:“正式组织是有意识地协调两个或两个以上的人的活动或力量的一种系统。在存在合作的任何一种具体情境中,都包含着几种不同的系统。有些是物质系统,有些是生物系统,还有些是心理系统等。但是,把所有这些系统组合成为具体的合作整体的共同要素,就是上述定义中所说的组织。”

巴纳德接着继续总结:“当具备下列条件时,组织就生成了。这些条件分别是:(1)存在能够彼此交流的人;(2)他们愿意做出贡献;(3)为了实现共同的目标。因此,组织的构成要素主要有:(1)沟通交流;(2)做出贡献的意愿;(3)共同的目标。”而对于非正式组织的定义,巴纳德这样确定:“我所讲的非正式组织,是指上面所描述的人际接触、相互作用和相关群体的总和。”为了阐明非正式组织的性质,巴纳德指出:“与有意识形成的正式组织不同,非正式组织是由无意识的社会过程产生的。非正式组织往往会产生两类重要结果:(1)它使人们形成一定的态度、理解、风俗、习惯和习俗;(2)它为正式组织的产生创造条件。”非正式组织与正式组织的区分可以说是巴纳德非常重要的贡献,因为这个区分使得我们能够在组织中的个性需要和组织需要之间寻找到联结的方式。

如果一个人仅仅存在于正式组织中,他必须有为组织目标实现做出贡献的意愿,他必须和组织成员保持交流而且不能按照自己的喜好进行交流。正式组织对成员的这些要求,会给成员带来压力与紧张感,使得人们在正式组织中无法解决成员的个性需求,比如情感、爱好以及关怀。而这些需求可以说是一个人最基本的需求,必须寻找到一个能够承载这些需求的组织,这样才能够让成员真正安心地为实现组织目标做出贡献。巴纳德给出的非正式组织,就是承载人们情感、爱好等个性化需求的组织平台。因为非正式组织的存在,很好地释放了个人的需求,让每个成员能够找到情感的归属,又拥有正式组织所提供的价值贡献的机会,正式组织与非正式组织的结合,实现了个性需要与组织需要之间的协同。这是巴纳德给我启发最大的部分。

巴纳德的意义在于告知我们效果与效率的区别。在人们的管理实践中,总是无法平衡好效率与效果的关系,有时候会把两者对立起来,认为寻求效率就会牺牲效果,求得效果就会牺牲效率,难道没有可以整合两者的途径吗?

我们来看看巴纳德如何处理这两者的关系,在他看来“组织要想持续存在,有效性和效率都是必不可少的。而且,组织存在的时间越长,这两者的必要性就越发突出”。对于什么是组织的有效性也就是效果,巴纳德指出“组织的活力在于成员贡献力量的意愿,而这种意愿要求这样一种信念,即共同目标能够实现。如果在进行过程中发现目标无法实现,那么这种信念就会逐渐削弱并降到零。这样,有效性就不复存在了,做出贡献的意愿也就随之消失了”。也就是说,组织的效果实际上是组织成员对共同目标实现所认同的程度以及所贡献的程度,在组织成员认同组织目标并愿意为此付出努力的时候,组织效果最大。

对于效率的界定,巴纳德认为“意愿的持续性,还取决于成员个人在实现目标的过程中所获得的满足。如果这种满足不能超过个人所做出的牺牲,这种意愿也会消失,组织就没有效率。反之,如果个人的满足超过其牺牲,做出贡献的意愿就会持续下去,组织就富有效率”。也就是说,效率取决于组织成员个人获得和付出的比较。在组织成员的获得大于付出的时候,组织效率高;在组织成员的获得小于付出的时候,组织效率低。

巴纳德对效果和效率的区分虽然还比较生涩,但是仍然让我们关注到两个至关重要的问题:第一,组织目标的成员认同度;第二,组织对成员所得和付出的比较。这个提醒是非常有意义的。人们把效率与效果对立起来,根本的原因是忽略了个人的满足感与贡献意愿之间的关系,经理人需要了解,个人的满足感不足够时,组织效率是不可能存在的;而个人对组织目标的认同程度同样取决于个人的满足感是否足够,如果满足感足够就会有强的贡献意愿,强的贡献意愿会带来对组织目标的高度认同,组织效果也会因此而得到。因此效率与效果本质上讲是一致的,都是由个人满足感是否足够而导致。但是如果经理人对个人满足感不敏感、不关注,而是一味关注个人对组织目标的认同与价值贡献,一定会无法得到组织效果与效率。

巴纳德的意义在于告知我们组织管理中存在着自己独特的规律。阅读这本书给我的启发非常多,我自己所形成的关于组织管理的一般性认识都来源于此书,对于组织管理,巴纳德认为其有自己独特的规律,他关于权力与道德责任的阐述,同样给我极大的启发。

巴纳德提出了富有争议性的“权力”理论。他认为:“权力是正式组织中沟通(命令)的一种特征,得到了组织贡献者或组织成员的接受,并支配着他们的贡献行为,即支配或决定什么是应该为组织从事的活动、什么是不应该为组织从事的活动。按照这个定义,权力主要包括两个方面的内容:(1)主体方面,即个人方面,把命令作为一种权力来接受;(2)客体方面,即命令得以接受的性质。”巴纳德所阐述的观点,明显地体现了他对“命令是服从的必要条件”这一古典思想的反对。为了支持这一定义,他认为有必要创造出“冷漠区”这一概念。巴纳德假定每个人都有这么一个区域:在这个区域中,个人对命令不加怀疑地加以接受。他解释说,日常的合作之所以成为可能,正是由于作为下属的个人具有接受权力的复杂机制。

“权力”理论的阐述,让我从另外一个角度来看组织管理,也就是说,组织管理本身会透过“权力”形成一个组织氛围,这个组织氛围让下属接受命令即权力。因此权力需要承担起自己的职责,让下属了解到什么应该做、什么不应该做。如果下属并不清楚应该做什么,权力本身失职。

巴纳德提出了经理人的道德水准和责任。他明确认为:“经理人员责任的突出标志,是不仅要求它符合复杂的道德准则,而且要求它为别人制定道德准则。有关这方面的职能的最常见的工作是:在组织中确保、创造和鼓舞‘士气’。这是向组织或合作系统和客观权力体系灌输观点、基本态度与忠诚的过程。这一过程会导致有关个人利益和个人准则的‘小规定’服从于合作整体的利益,而且其中还包括树立工艺标准的道德(这也是重要的)。”

直到今天,企业组织的职业教育一直很关注责任的概念。在一个社会问题恶化、竞争和期望上升的时期,对经理人员的职业道德水准提出更高的要求,特别是环境污染、产业信誉、企业道德、经理人职责等话题,在今天都遭遇到前所未有的挑战和压力,巴纳德有关责任的论点在今天有着更大的社会实用性。尤其是巴纳德认为企业的存续时间同它的道德范围(或水平)相适应的观点,非常值得我们借鉴和思考。

巴纳德的重要性,已经有太多的人来叙述,不再需要我来增加赞誉,我反复研读《经理人员的职能》是因为巴纳德所探讨的问题是每个经理人正面对的问题,正如安德鲁斯所言:“他的伟大来自于他的抽象思维能力,来自于他把理论应用于职业经验的本领,来自于他对实践的敏感性和实战经验。在同时应用理论和实践这两种能力方面或发挥这两种能力的综合效力方面,我认为没有人能够超越巴纳德。正是由于这些原因,自《经理人员的职能》一书出版以来(直到今天),它仍然是专业经理人员所撰写出的有关组织和管理的最能给人以思想启发的巨著。”

【本文来源:陈春花老师 《我读管理经典》】

巴纳德的意义和经理人员的意义

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