组织层级设计的三大误区

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本文来源于公众号“OD组织发展部落”,作者“ 易言易行”。本文经作者授权转载

组织管理中,通常要对组织层级进行划分,将组织从高往低依次分为一级、二级、三级等若干级部门。划分组织层级,其一有助于厘清各级部门的定位,其二有助于与之配套相应的人力资源政策,尤其是岗位职级设置,需要和部门层级相互对应。

但在实际操作过程中,关于组织层级的设计,我们常会碰到很多问题,陷入以下三个误区。

第一个误区:基于SAP确定组织层级

SAP系统是将组织结构和汇报关系在管理系统上进行呈现,只要增加一个汇报层级,在SAP上就会相应多出一个管理层级。这就可能导致功能相差不大的两个部门在组织层级上却差异明显。在组织设计中,我们常看到这样一种现象:分在不同体系里的两个部门,其功能差异不大,但由于组织架构设计本身的差异,导致不同体系里的两个部门层级出现差异。比如,在一个体系中,项目管理部被分在运营中心下面,由运营中心向体系部门负责人汇报;而在另一个体系中,项目管理部直接向体系部门负责人汇报,这就导致项目管理部在组织层级上出现差异。

第二个误区:根据命名确定组织层级

通常,公司对不同层级进行差异化命名。比如,将一级部门命名为中心、二级部门命名为部、三级部门为组。如果是从业人员达到数以万计的集团公司,一般将一级部门命名为体系、二级部门为中心、三级部门为部、四级部门为组。

这样看似已经以命名的方式将组织层级明确化了,但实际管理过程中,经常出现混乱命名的现象。比如有些体系下设多个中心,而有些体系却是下设部门。所以,如果只通过命名来确定组织层级,这就可能导致命名较高的中心成为二级部门,而命名较低的部门则成为三级部门。诸如此类,如果没有形成公司的统一规则,势必会导致部门趋向于设置中心,错使组织高配。

第三个误区:岗位职级等同于组织层级

在许多组织里面,我们常看到设置多个管理岗位的现象。总监下面设置经理,经理下面设置主管,主管下面设置组长,而实际上整个团队可能也就二十几号人。一个总监管一个经理,一个经理管两个主管,一个主管管两个组长,管理幅度非常狭窄。那么,问题来了:总监、经理、主管三个岗位职级,是三个组织层级吗?

还有一种组织设计现象更为隐蔽,即当企业发展到一定规模,出现多个销售大区,并在全国设立多个工厂。因为总经理的管理幅度过大,无法兼顾管理到所有的大区或工厂,于是在大区的上一层级增设区域总经理岗位,分管多个大区,这样总经理就只需直接面对几个区域总经理,管理幅度大大下降。工厂以此类推,以同样的方式设置区域厂长来分管多个工厂,以减轻上一职级的管理负担。同样的问题,区域总经理、区域厂长之类的岗位职级是组织层级么?

总监、经理、主管,区域总经理和区域厂长,作为岗位职级,它们并不等同于组织层级。岗位职级对应的是一个岗位,组织层级对应的是一套岗位。岗位职级是上一级岗位的职责延伸,分担上一级岗位的责任;组织层级是对一组功能进行系统设计,以加强管理体系建设。所以,通过增加单个岗位的方式来解决管理复杂度是非常有挑战的,应通过对组织层级的调整来实现系统功能的优化,从而顺利达成管理目标,而不能简而化之地将二者等同视之。

另外,过去主要以岗位价值评估的方式,对不同岗位进行职级设定。通常将岗位职级分为主管级、经理级、总监级、VP级等,并将岗位职级等同于部门层级。将组织层级分为组、部门和中心,并出现中心是总监岗位,部门也是总监岗位的情况。在对其进行对应区分时,中心和部门是否属于同一组织层级就难以判定。

他山之石:行政机构的层级设计

我国宪法规定,中华人民共和国的行政区域划分如下:(一)全国分为省、自治区、直辖市;(二)省、自治区分为自治州、县、自治县、市;(三)县、自治县分为乡、民族乡、镇。

其中,市的行政划分就更为复杂些。按照我国宪法的解释,城市按行政级别划分,应含直辖市(省级)、地级市、县级市三级。但实际上,我国城市行政级别大致分为5个等级。第一档:行政级别正(省)部级城市。比如,四大直辖市。第二档:行政级别副(省)部级城市,包括副省级城市和计划单列市,比如南京。第三档,行政级别正厅级省会地级市,比如长沙。第四档,行政级别副厅级,省属县级市(不设区),比如义乌市。第五档,行政级别正处级,大量的县级市。

根据《公务员职务与职级并行规定》,国家根据公务员职位类别和职责设置公务员领导职务和职级序列。领导职务根据宪法、有关法律和机构规格设置。领导职务层次分为:国家级正职、国家级副职、省部级正职、省部级副职、厅局级正职、厅局级副职、县处级正职、县处级副职、乡科级正职、乡科级副职。

行政区划级别和行政级别之间有关联,但二者也存在差别。以海南省为例:三亚市、琼海市、定安县,这三座城市都由海南省直接下辖,不同的是,三亚是地级市,属二级行政区,级别为厅局级单位。琼海市和定安县属于三级行政区,直接归省里管辖,所以属于“省直辖县级行政单位”,级别都为副厅级单位。天涯区隶属三亚市,和琼海市、定安县同属于县级行政区,但级别为县处级。

组织层级设计的三大误区

组织层级设计三步法

我国行政机构的行政区域划分和公务员的职务职级划分,这套体系非常成熟,有力地支撑了组织有效运行。

研究了行政机构的层级设计,对我们设计公司的组织层级有很大的启发。对应到公司的管理体系,行政区域划分就好比是组织层级划分,职务职级划分就好比是职业发展双通道中的岗位职级。

组织层级是一组功能的集合,每个层级都需要发挥特有的功能和价值。在进行组织层级规划时,需对一级、二级、三级等每个层级的部门进行定义,明确其在组织中的定位。关于公司组织层级数量的设计以及每个部门在组织中的层级定位,受以下四个因素的影响:

  • 通过价值链梳理组织功能模块,了解每个模块在价值链上的分布位置;
  • 通过对公司战略分析,了解需要培育的组织竞争力,明确每个模块在提升组织竞争力当中产生的作用;
  • 基于公司的规模和未来的发展趋势设计组织层级;
  • 参考行业内其他企业的组织架构设计,学习他们每一功能模块在组织中的层级定位。

在进行组织层级规划时,需要对组织层级进行区分和设计,具体分三步走:

  • 第一步:划分组织部门层级。对每个部门层级进行规范化命名,通过组织管理制度进行落实,同时,将每个部门对应到相应的组织层级。
  • 第二步:将组织层级与员工职业发展通道进行关联,并设计对应的岗位职级,每个组织层级可以对应多个岗位职级。
  • 第三步:根据汇报关系、部门价值贡献大小等因素,对处于同一组织层级的不同部门进行职级动态调整,以更好对不同部门进行区分和管理。

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