如何设计一份“好”工作

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本文来源于公众号“OD组织发展部落”,作者“ 易言易行”。本文经作者授权转载,感谢作者分享!

在日常管理过程中,我们常常碰到岗位设置的问题。

作为管理者,经常思考部门要不要新增岗位?岗位间的职责要不要重新划分?

作为员工,会考虑这个岗位是否具有挑战性?能不能让我获得成长?工作有没有意义?

作为人力资源部门,会研究如何确保组织提高人效,岗位工作量是否饱和等?

这些问题对管理者、员工和人力资源部门都产生了一些困扰。解决这些难题需要借助一个有效的方法,即岗位设计。

岗位设计常常被称为定岗,也称为工作设计,是指根据组织业务目标的需要,并考虑个人的需要,规定某个岗位的任务、责任、权力以及在组织中与其他岗位关系的过程。它所要解决的主要问题是组织向其成员分配工作任务和职责的方式。

岗位设计不仅仅是人力资源部门的一个专业工具,更是管理者重视的一个管理手段。管理者首先要将部门的工作进行分解,然后再进行整合,并结合员工的个人情况,把工作分配到相应的岗位中,且管理者时常对工作进行调整和设计,这个过程就是岗位设计。

岗位设计如此重要,那岗位设计包含哪些内容?如何做好岗位设计呢?

通常而言,一个完整的岗位设计需要考虑工作内容、工作功能、工作关系和工作结果四个方面及其相互之间的关系。工作内容、工作功能、工作关系作用于工作结果,工作结果对工作内容、工作功能、工作关系设计的合理性和科学性给予反馈。

如何设计一份“好”工作

工作内容

岗位是工作任务的集合。因此,工作内容是岗位设计的核心,主要从四个方面对工作内容进行分析:工作多样性、工作自主性、工作复杂性和工作完整性。

  • 工作多样性是指工作具有不同的工作内容,时不时有机会从事一些全新的任务和项目,即使是相同的任务,也能够尝试一些创新的方法。工作多样性的反面是工作单一性,是指工作重复性较高,日复一日从事相同的工作内容。工作单一性岗位易产生倦怠感,经常听到一句话:在这个岗位上,一眼望到头!这就是对工作单一性的高度概括。
  • 工作自主性是指员工能够独立地控制自己的工作,包括决定工作方法、工作程序、工作时间和地点以及付出多少努力等。自主性越高的岗位,对工作的掌控就越大;自主性越低的岗位,越依赖于其他人员的决策。为了追求工作自主性,灵活就业已成为很多年轻人就业的新选择。根据国家统计局数据,截至2021年年底,中国灵活就业人员已达2亿人。
  • 工作复杂性是指在工作中履行职责的复杂程度,主要根据工作中是否需要判断、分析和计划水平而定。有些岗位只需要简单的工作技能,不需要训练就可胜任;只需简单的提示即可,不需计划和独立判断。比如一线操作工岗位。而有些工作则需要进行专门的训练才可胜任,需要进行独立判断或具体计划,以适应不断变化的环境和问题,比如创意设计师。
  • 工作完整性是指一份工作对整个任务的覆盖程度,也就是说岗位是有完整的产出,还是只有类似“零部件”的产出,其价值取决于产出是否被其他岗位所采纳。将一项完整的工作任务分解到不同的岗位中,各管一段,则岗位完整性就趋于弱化。“一站式”的岗位覆盖完整的工作任务,有独立的产出,完整性就比较高。

工作功能

工作功能包括责任、权限、信息沟通和能力要求。

  • 责任是指岗位对目标承诺的大小,包括分级和分类两个维度。所谓分级就是责任大小的高低,责任越重大,岗位级别会越高,岗位的价值也就越大;反之,则岗位级别低,岗位价值小。所谓分类是指责任的类型,通常分为主责、协助、咨询等,一个岗位需要平衡好主要责任和辅助责任的比重。
  • 权限是指岗位所能支配的权力大小,权限越大,自主性也就越高,能够对工作有更大的掌控空间。权限包括事权、财权和人权三大类,权限的设置反映集权和分权的分配观。
  • 信息沟通是指岗位在信息收集和分发节点中的作用。有些岗位属于信息中枢,很多的信息都汇集到这个岗位上,有些岗位则只能获得只言片语的信息。信息越集中,岗位的价值越大,级别越高。
  • 能力要求是指为完成岗位的工作任务所需要的知识和技能。工作任务多样性、复杂性越高的岗位,更加需要长时间的知识储备和技能训练。工作任务单一性、简单化的岗位,所需要的知识和技能就越少。知识和技能是输入项,是完成工作任务的前提条件。

工作关系

  • 工作关系包括汇报关系和与其他岗位的互动关系。每个岗位都不是独立存在,而是建立在关系网络中。工作的完成需要与其他岗位进行交互,有的是部门内部其他岗位,有的是跨部门之间岗位的协同,甚至还需要与组织外部的人或岗位进行互动。通过建立工作关系,共同推动工作任务的完成,达成组织目标。

工作结果

  • 工作内容、工作功能和工作关系三者共同作用,产生工作结果。工作结果即包括工作任务完成的绩效评估,也包括员工在工作中的心理感受。工作绩效包括四个方面,完成的数量、交付的质量、投入的成效和成本,通过QQCT四个维度对工作绩效进行评估。同时,需要观察员工在岗位上的敬业度、成就感,当员工感受不到成就感和意义时,就会用脚投票,选择离开。
  • 因此,当一个岗位的离职率居高不下时,管理者需要从岗位设计的角度进行评估和调整。当工作结果表现不理想时,管理者不仅需要对岗位人员进行评估和调整,也需要对工作内容、工作功能和工作关系进行分析和重新设计。

让工作富有成效,让员工具有成就感,这是“好”工作的重要标志。管理者需要同时面对这两大任务,把工作与员工有效整合起来。

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