岗位设计五大原则

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本文来源于公众号“OD组织发展部落”,作者“ 易言易行”。本文经作者授权转载,感谢作者分享!

岗位设计系列文章:第一篇、《如何设计一份“好”工作》,第二篇、《人力资源体系构建在岗位基础之上》,本文为第三篇。

岗位设计时,需遵循五大原则。

1.因事设岗原则

组织为创造价值需要发挥相应的功能,不同竞争力的企业需要培育不同的组织能力,并将这些功能层层分解,落实到部门和岗位。岗位是任务的集合,设计岗位时需基于具体的工作任务。当新增岗位时,首先要考虑的问题:是否增加了新的工作任务;这些新增的任务,是不是组织所必须完成的。因此,设计岗位既要着眼于企业现实,又要着眼于企业发展,平衡好当下和未来。

因事设岗的反面是因人设岗。因人设岗会带来哪些弊端?其一破坏了工作本身的逻辑。工作成效的实现,需要遵循工作本身的运行规则,但因人设岗会造成工作的断裂,且将不相干的工作拼凑在一起,势必会造成工作成效的下降。二是破坏团队之间的氛围。因人设岗会对工作挑肥拣瘦,将高价值、易出成果、轻松的工作任务安在这个岗位,造成团队间的心理失衡。

因人设岗不同于“先人后事原则”。因事设岗原则适合于多数运营岗位,先人后事则面向高阶岗位、创造性岗位。将合适的人先请上车,让其规划未来的工作,而不是规划好工作后,再去寻找合适的人选。

2.最少岗位原则

当一个组织的工作任务数量已定,岗位数越多,每个岗位承载的工作任务就越少。在每个岗位都需承担一定责任的既定前提下,单个岗位所覆盖的工作领域就会变得狭窄,员工会很快获得岗位所需的技能,学习曲线极短。这样就难以激发岗位员工的积极性,进而也更难以培养出综合性人才。其次,单个岗位职责范围狭窄的情况下,面对整体性任务时,就需要多个岗位进行多频次的横向沟通,这势必会提高沟通和协调成本。

最少岗位数原则的另一考量因素,即通常所说的“岗位称重”。对岗位称重是指基于岗位所履行的工作任务、承担的工作责任以及产生的影响度,进行综合评估。当岗位覆盖的任务过于狭窄时,岗位的价值通常较低,相对应的薪资水平也较低,则难以招聘到优秀的人才。

既然最小岗位数原则是有效的,那最小到什么程度是合适的?这主要取决于工作任务的重要度、挑战度和数量,三者相乘得出结果。重要度越高、挑战度越大,则任务数量就要少。岗位的承载边界有一个重要的衡量标准,就是这三项相乘,所得结果是不是远远超出在岗人员的能力范围,如果该岗位上人员屡屡“阵亡”,就需要对岗位进行拆分。

3.权责统一原则

责任是指对目标的承诺程度,是对结果的承担程度。承诺程度和承担程度越大,则责任越大。权力是指对资源的调配能力、对事项的管控能力等。权力是实现责任的保障。那么,应是权力优先还是责任优先?取决于两者所面向的主体。对管理者而言,应是责任优先。因为管理者所隐含的信息即“权力掌控者”,管理是通过他人来完成任务,管理者是指挥他人来完成任务的人,如果管理者不愿承担对组织的责任,他手中的权力就变成满足私欲的武器,因此,管理者愿意承担多大的责任,就赋予多大的权力。对员工而言,应是权力优先。权力是面向任务本身的掌控力和资源的调配,如果只赋予责任,而没有权力,则员工很难采取有效行动完成工作任务。

“权责统一原则”的第一个维度是责任和权力统一,第二个维度是权力之间的统一和平衡。组织中的权力通常分为事权、财权和人权。如果只是事权下移,而财权和人权上交,势必造成干活的没有权利,不干活的获得极大的权力。这也是华为想去改变的一个组织现象,即让听见炮火的人指挥战斗,实现事权、财权和人权的统一和平衡。

4.风险与制衡原则

根据风险与内控要求,实施必要的岗位分设及增加控制点岗位,相互制衡的工作不能放入同一岗位中,也就是说,裁判员和运动员不能是同一人,否则会出现监守自盗的现象。

在内部控制制度中,明确提出不相容职务分离控制。所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务。不相容职务分离的核心是内部牵制。它要求每一项经济业务都要经过两个或两个以上的部门和人员的处理,使得当个人或部门的工作必须与其他人和部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。不相容职务主要分为五种:授权批准职务、业务经办职务、会计记录职务、财产保管职务和稽核检查职务。

风险和制衡的原则还适合规避一言堂,避免决策错误的情况。这就是将决策权分散的过程,由一个人独自决策,改成由多人分阶段决策或多人集中统一决策。还有一种情况,类似于华为的蓝军岗位设置,通过红蓝军PK机制,确保产品走向市场后具有竞争力。

5.有效配置原则

有效配置分为三个层面:工作饱和、最小职务和主辅均衡。工作饱和是指员工的有效工作时间与规定的劳动时间相等或近似相等,这里的工作时间是指有效的工作时间,强调“有效”二字,“有效”就包含效率和成效的意思。工作不饱和是对人力资源的浪费,工作超负荷会让人力资源难以持续。体力劳动者的工作饱和度,通过时间研究和动作研究相对比较易于测量。知识工作者的工作饱和度既包括操作时间,也包括思考的时间,更多从工作产出进行衡量。

最小职务是指在岗位设计时,应当考虑组织功能有效运转所必需的最低岗位和职务,超过必需级别的高配,可能导致资源浪费,而低于必需级别的将就,则影响岗位业绩目标的达成。岗位级别的确定需要通过对岗位进行称重,同时,需要将岗位级别进行纵向、横向比较,从而明确岗位在组织中的相对位置。

主辅均衡是指在岗位职责中,还应区分明确“主要责任”和“部分责任”以及协作性的岗位和辅助性的岗位,以达到有效配合。通常,运用RACI责任分配矩阵对岗位责任进行分析,谁负责(Responsible),即负责执行任务的角色,具体负责操控项目、解决问题。谁批准(Accountable),即对任务负全责的角色,只有经其同意或签署之后,才能得以进行。咨询谁(Consulted),在任务实施前、中 提供指定性意见的人员。告知谁(Informed),及时被通知结果的人员,不必向其咨询、征求意见。对于某一具体岗位,需要平衡RACI四个角色的比重。

原则之外

在实践中,常常会碰到违背上述五项原则的情况,组织难以做到完全消除不合规的现象。我们能做的是降低不合规现象带来的负面影响,当违背原则的现象影响了组织的正常运行时,必须坚决予以处理。

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