厚飞:演示的技巧和艺术

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随着信息化社会的到来,计算机办公在企业中的全面普及,与之相关的信息技术手段和多媒体技术广泛的用于商务活动中。企业在内外部信息沟通的过程中更多的借助于现代信息技术,以期与客户沟通时能取得良好的视觉和听觉效果。

企业在内外部信息沟通的过程中,不能忽略演示的力量和艺术。或许是一次投资计划的展示,或许是一份咨询建议书,或许是企业进行的一次内部培训,无论是那一种方式,都是一种信息的沟通与传递。虽然每个演示者都怀有良好的愿望,但是注意观察周围发生的演示,你就会发现自己在接受一种视觉上的挑战,杂乱无章、长篇累牍的信息的一种堆积,结果是没有任何信息会遗留在你的大脑,甚至会让你产生烦躁不安的情绪。

每个演示者都期望自己的演示是一次成功的魅力展示,接受演示者同样期望伴随着愉快和幸福的表情满载而归,但是这一切似乎发生的几率太小了,读完本文希望能给你的演示技巧和能力的提升带来一些帮助。

  • 演示的基本原则——简单易于理解

我们可以这样理解,我们的演示对于自己来说就是推销一项产品或者一项服务,用它来满足“客户”的某种需求,而“客户”接受你的服务他所要让渡的价值就是他的时间 (学习成本最直接的构成就是时间,时间由此产生机会成本),将演示看成产品或服务我们可以按照广告策划的相关理论(定位、诉求、媒体选择)来解释问题了。

首先你要对你的“客户”进行准备定位。如果你为客户在做一份项目咨询建议书,你的定位就是企业的领导层,要说明的问题可能只给你三分钟的时间或者更少(参见“电梯原则”)。如果你准备了上百页的报告需要阐述某个问题恐怕没有那个领导会有时间理解,你所能做的就是用你富有成效的演示技巧、按照一定的逻辑顺序、自然的得到一个大家想下去可以顺理成章的答案,对此你需要倾注更多的感情来感染对方(诉求——感性或理性),如果你有了明确的定位和诉求方式,你就会用图文并茂且被对方易于理解的关键点构造出一个完美的幻灯片,没有什么比幻灯片更能胜任这个角色了(媒体选择)。

或许你要进行的是一项新制度的内训,一切看起来显得轻松简单。你会为每个人准备一份完整的制度文件,如有必要会辅以幻灯片对关键点加以提示理解。

从上面的描述中基本说明了一个成功的演示过程,观众在有限的时间内吸收到故事的梗概,没有简单清晰的线索、完整的逻辑关系,相信没有人会同情你的劳动成果。基于此你在演示的过程中应该注意把握这些关键点。

  1. 要有完整、清晰的逻辑关系;
  2. 演示的内容都是关键点(具体内容解说或者另行准备);
  3. 短语、数字、敏感的信息刺激。

使用现代信息技术的最大优势在于多媒体和交互性,因此图表、动画、声音的优势要远远的大于单纯的文字表现,尝试着用一个图表来代替十行文字吧。

  • 版式设计——文字、图形、色彩的合理安排

版式设计最根本目的在于让阅读者易于阅读,易于理解,简单的说版式设计就是把所要表现的各种元素(字体、图形、色彩)进行有机的组合,使之符合视觉审美体验。在我们工作生活的周围到处都充斥着版式设计的例子,书籍、平面广告等,但不论其以怎样的形式,我们都能从以上载体中发现版式设计中最基本的元素:字体、图形、色彩等,几乎所有的平面设计中都离不开这三种基本元素的繁忙身影。我们在演示的过程中频繁的使用着幻灯片这种形式,同样它的设计也遵循着一些视觉基本规律。

厚飞:演示的技巧和艺术
(清晰的版面设计)

首先,要符合基本的视觉流程。在一个平面媒体上,观众的视觉基本都是按照从左到右,从上到下的顺序在运动,不同的区域受到视觉关注的程度存在差异,因此在设计的过程中人们总是喜欢将标志、标题等重要元素放置于平面的左方和上方交错的位置,因此我们在演示的过程中要把第一眼应该看到的信息放置在左上更加符合视觉流程习惯。

其次,人们在一个平面上总是有一个受到关注的焦点,而这个焦点区域基本上就在黄金分割点上,因此图片、图表等元素应该放置到相当于黄金分割区域的位置,在摄影的过程中人们都无意识的使用着这一规律。

第三,人们从视觉上获得信息也会给人的心理产生一种均衡感,如果这些元素安排的不合理(例如经常听到的头重脚轻)会给人产生一种心理的不稳定、不均衡感,因此在演示的版式设计中应该合理安排相关元素能够均衡而不会给人心理产生压力。

我们在了解到上述的一些基本规律之后,在版式设计中应该注意到下列问题。

  1. 注意视觉流程的引导。在观众观看的过程中能让大家找到视觉的起点和终点,观众不一定能顺利的找到你是按照什么样的流程来引导完成识别的,所以,在文字、图表等涉及时间、结构等关系的表达中应该有明确的顺序和清晰的关系,能按照你的提示流程来识别和思考。
  2. 适当的留白。我们在观看演示的过程中都能发现幻灯片中堆积了大量的信息,整个版面安排了所有的空间,向观众演示的时候总是试图将自己知道的全部展示给别人。由于人们关注信息和认知速度的不同,人们一般没有太多的时间共同停留在由你来控制的纷杂的信息海洋中,视觉引导和关键点就像是信息海洋中的灯塔除此之外很难找到演示的重点和方向。因此在版式设计中增加一条线,或者扩大各条块信息之间的距离,都会取得很好的效果,或者留下适当的空白给人思考的余地,毕竟演示的进度是掌握在你的手里。
  • 色彩设计——精彩的延续

三种颜色构造了一个色彩斑斓的世界,色彩给我们的生活带来了光彩,引导了时尚,装点了精彩。色彩的和谐和协调直接关系到人们视觉体验的赏心悦目和设计的成败,即使有再好的内容和精彩的演讲都会因为失败的色彩应用彻底的否定一切。首先对色彩的基本知识做些介绍。

按照色彩的分类大自然有三种原色,分别为红、黄、蓝,把原色相互混合,可以调和出其他各种颜色。

色彩的三要素——色相、明度、纯度。色相:即色彩的相貌和特征。如;红、橙、黄、绿、青、蓝、紫等颜色的种类变化就叫色相;明度:色彩的明暗强度,明度高是指色彩较明亮,而相对的明度低,就是色彩较灰暗;纯度:指色彩的鲜艳程度,也叫饱和度。

厚飞:演示的技巧和艺术

色彩所具有的特征。色彩的冷暖——物体通过表面色彩可以给人们或温暖或寒冷或凉爽的感觉。一般情况下红色、橙色等色彩能给人温暖的感觉,这一点在中国尤其得到了体现,喜庆时使用的红色和黄色,现代餐厅装饰和食物包装设计基本上都是橙色等暖色。与之相反蓝色系的色彩是冷色的代表,表现最多的是科技方面大量使用,中性色彩如白色。同时冷暖色彩的区分能给人不同的心理感觉,红色能让人产生喜庆欢快的感觉,蓝色能给人一种宁静沉重的感觉。同时色彩能给人产生轻重、膨胀与收缩的感觉。(由于色彩的知识比较系统只能提到一些概念)

在了解色彩的基本概念之后,在幻灯片的设计中应该关注以上概念的应用。

  1. 尽量使用同一色系的色彩。如果你对色彩的把握不是非常的好,在使用色彩时尽量不要超过三种以上的色彩。比如你选定使用蓝色,你可以通过调节色彩的明度和饱和度,使之变化成与蓝色相关的淡蓝和深蓝。这是缺乏色彩控制能力的最简单解决办法,不是每个人都很好掌握了色彩的知识。使用同一色系的色彩可以给人视觉整齐统一的视觉感受。
  2. 根据演示环境不同选择冷暖背景色彩。在选择背景色彩(背景色一般采用素淡清雅的色彩,避免采用花纹复杂的图片和纯度很高的色彩作为背景色,同时背景色要与文字的色彩对比强烈一些)时应该根据你所要演示的对象和演示的环境。冷色可以选择表现比较正式庄重的场合演示;暖色可以表现在活泼、轻松愉快的环境中演示;中性的色彩基本适合所有的场合,但是避免使用黑色在一些场合,黑色给人不一般的心理感受。同时色彩应该考虑演示环境的灯光效果,不同的环境会改变你所期望出现的色彩效果。比如蓝色在强烈的光线下会让观众看起来有些吃力。
  3. 注意互补色彩的应用。不同的色彩与之对应不同的补色(如红绿等),如果已经选定了背景色彩相信你不会再选择使用与背景色彩相同或相似的色彩,这样观众几乎无法分辨信息。你可以选择与背景色彩相差比较突出的颜色,同时对于需要突出显示的信息每个人都会使用较为突出的色彩和方式表现,黄色和红色等颜色得到大家的钟爱,但是要根据实际情况进行调整。
  • PPT——演示的专家

也许从文章的开始你就认为我所说的演示就是指幻灯片演示——ppt,的确一提到演示每个人都会不约而同的想到微软的PowerPoint。微软的幻灯片让我们充满了想象令演示变得轻松愉快,人们都将幻灯片演示与PowerPoint结合到一起。

在把握演示的基本原则,版式设计和色彩搭配等基本知识之后,我们应该将它应用到幻灯片设计的过程当中。

使用幻灯片母版可以为整个幻灯片构建统一的风格,统一的字体、大小、颜色这些细节会显示你的幻灯片设计水平和演示的效果。

  • 文本幻灯片应只包含最重要的、经过适当分组和总结的思想观点。叙述时应尽量简洁;
  • 演示应使用各种图表(图表或示意图)作配合;
  • 演示反映经过深思熟虑后的故事梗概和情景。

演示文稿包括两类幻灯片——文本和图表——理想的比例是图表占90%,文本占10%,它们的作用是:

  • 说明演示的结构(文本幻灯片);
  • 强调重要的思想观点,比如结论,建议或下一步要采取的措施等(文本幻灯片);
  • 阐明单用文字难以说清楚的关系(图表)。

好的文本幻灯片总是尽可能直接简单地传递信息,不把文字(或幻灯片)浪费在那些可以通过口头表述的转折或介绍性语言上。

决定一张幻灯片的内容,应牢记以下指导性原则:

  1. 每次只演示和说明一个论点;
  2. 论点应使用一两个词或一个简短的陈述句来提出观点。例如:

销售前景/销售前景看好(显然后一种说法不会让听众误解你的论点)。

  1. 文本应尽量简短

每一张幻灯片最好不要超过6—7行或约150个字,如果一张幻灯片无法说明一个思想观点,可以使用更多的幻灯片。

  1. 使用简单的词语和数字

使用一长串词语、技术术语或者复杂的词组都会分散观众的注意力。数字也是越简单越好,比如490万元比4 876 987更容易让人记住。

  1. 字号足够大

标题字体建议使用32—40号字体;正方内容建议使用24—28号字体;14—20号字体适合在表格图表中使用。而在幻灯片中大量使用24号字体是最好的选择,能够保证你的观众在6米之外的地方依然清晰的阅读。

  1. 注意幻灯片的趣味性

趣味性取决于布局、字号的选择和颜色的应用。

制作图表幻灯片

一般来说图表幻灯片传递的信息应该尽量简单易懂,因为观众没有机会对它们仔细研究并找出不同部分的含义,如果图表过于复杂,过于详细或过于分散,就会把宝贵的时间浪费在解释上,而不是花在讨论上。

制作图表幻灯片的诀窍是:确定你想用图表回答的问题,把答案作为图表的标题,然后在选择最适合表现论点的图表形式。

图表的标题一定要直接传达信息,要么以一个完整的句子,要么以一个含有动词的短语,这样才能保证图表给观众的视觉印象和所要传达的信息协调一致。“各地区利润份额”所包含的信息就要比“西部地区约占利润的一半”丰富。

图表标题论点还能最大限度地减少混淆,因为不同的观众有不同的观点,背景和兴趣,关注问题的角度也会不同,好的图表标题能立即让观众的注意力集中在你希望强调的数据方面。记住在每张幻灯片的上部写一句话或一个词语来传达幻灯片将阐述的观点,这样可以在你的演示和观众听讲时起提示的作用,尤其是当幻灯片在屏幕上停留的时间很短的时候。

***

从最初使用幻灯片时的笨拙,信息的无序堆积,色彩的混乱应用,一部幻灯片似乎应用了所有的效果。随着学习的深入,对于思考,写作逻辑的不断加强,色彩应用能力的不断提高,我有一种将自己学习的经验和大家一起分享的冲动。本文第四部分主要得益于巴巴拉·明托《金字塔原理》相关知识,此书是麦肯锡人所写的关于思考,写作和解决问题的逻辑的书籍(感觉非常好),推荐大家可以读读。此文篇幅较长涉及较多其它学科知识,对此我都是一知半解不当之处希望指正。

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